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Artigo Blog ControleOdonto- Como ter uma equipe que mantenha o padrão mesmo quando você não está?

Como ter uma equipe que mantenha o padrão mesmo quando você não está?

Gestão de Clínica

Segundo Valkenburg, liderança é fazer o que é certo quando ninguém está olhando. Mas como alcançar este objetivo?

Vou exemplificar com a história de um profissional da saúde que atendi recentemente.

O Dr José é um cirurgião que tem seu consultório há muitos anos e uma equipe que o acompanha desde o início.

Ele reconhece a dedicação da equipe, mas está muito incomodado com alguns comportamentos como o uso do celular durante o trabalho, não usar o uniforme completo, não inserir os dados no sistema e, ele adoraria que elas melhorassem sua apresentação pessoal, com o uso da maquiagem, cabelo presos, mas não consegue cobrar isso, pois já são como da família.

A equipe conhece todos os clientes, sabe de cor as informações deles e ganham até presentes. Mas, por outro lado, são bem desorganizadas, não gostam de anotar, guardam tudo na memória, têm dificuldade com o sistema e sempre colocam muitos empecilhos para qualquer mudança.

Então o que fazer? Será que é melhor trocar todo mundo? Como os clientes reagirão com esta mudança? Vale tentar um treinamento? Será que depois de tanto tempo uma pessoa consegue mudar?

Como desejar um ótimo desempenho de uma equipe que não foi treinada? Como cobrar se as regras não ficaram claras?

Então, vamos lá! Anote aí o passo-a-passo para recomeçar esta reestruturação da sua equipe:

  1. Defina em conjunto com sua equipe as regras de comportamento e entregue-as por escrito: uso do uniforme, maquiagem, cabelo, unhas, utilização dos ambientes comuns, folgas, horas extras, uso do celular…. Obs: defina em conjunto. Quando você vai contratar alguém novo basta apresentar estas regras e pegar o aceite da pessoa, mas quando você já tem uma equipe é importante criar em conjunto este novo padrão, evitando atitudes de revolta.
  2. Levante todas as tarefas realizadas e crie uma ordem por prioridade. O que fazer em qual sequência. Ex: abrir a clínica e ligar os equipamentos. Separar as fichas. Confirmar agenda… Nem sempre o que é prioridade para você fica claro para sua equipe. Entendendo estas prioridades você também evitará pedir outras tarefas ao mesmo tempo.
  3. Faça reuniões para discutirem sobre os processos de maior dificuldade: Como será feita a cobrança? Quais as regras para encaixe? Como controlar os retornos?

Temos a tendência a evitar o que não sabemos fazer bem, por isso, a importância de procurarem juntos a melhor solução. Não será pelo tanto que você cobrar que os resultados irão melhorar, mas por vencerem os empecilhos juntos.

Pode parecer difícil, mas lembre que a mudança depende de você. Para que sua equipe apresente novos resultados ela precisa ser coordenada. Demonstre o esforço para implantar este novo padrão e a importância de cada um no atendimento ao cliente.

Ou seja, é muito importante que você realize o acompanhamento enquanto estes processos ainda não se tornaram hábitos para que não retornem a maneira antiga. Por isso, caso alguém não esteja fazendo, aborde individualmente e pergunte:

– O que aconteceu?

– Por que você não está fazendo o que combinamos?

– Você entende a importância disso?

E, na reunião de equipe reforce os ganhos que já obtiveram com os novos processos como os elogios dos pacientes, a organização, diminuição de reclamações, aumento de indicações e tantos outros que acontecerão por causa destas mudanças.

Última dica muito importante: evite implantar várias inovações ao mesmo tempo. Espere o aprendizado se consolidar para iniciar uma nova mudança e conseguir que sua equipe absorva e realize adequadamente.

Não existe clínica nota 10 com equipe nota 5! Então vamos investir e capacitar nossa equipe para entregarmos um atendimento de alto valor!

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